Terminsschema

Här är ett översiktligt schema som visar hur styrelsen planerar en termin.

  1. Artistbokaren bestämmer när terminen ska börja och sluta och om det ska vara något uppehåll (vanligtvis är det bara uppehåll på röda dagar, alltså påsk och ibland 1 maj). På vårterminen är det alltid årsmöte fredagen vecka 9 så då bör det vara spel- och danskväll.
  2. Artistbokaren bokar alla artister. Detta pågår ofta ett tag, med flera preliminärbokningar som bollas med styrelsen. Artisterna spikas med kontrakt och artistbokaren gör en budget med entrépris, förväntat besöksantal, övriga utgifter och intäkter. I och med detta är det klart vilka kvällar som är spel- och dans och vilka som är artistkvällar.
  3. Boka följande (allt detta kan göras parallellt men måste göras efter punkt 2):
    1. Inledande musiker på spel- och danskvällar
    2. Pausmusiker på artistkvällar
    3. Drop-in-dansutlärning
    4. Eventuell lång danskurs
    5. Spelstugor
    6. Visstugor
    7. Tillsammansgruppen
    8. Nyckelmän
    9. Eventuella helgkurser
    Nyckelmannaansvarige bokar nyckelmän. PR-ansvarige koordinerar allt det andra, men själva bokningen av musiker, kurser, stugor och nyckelmän görs av den styrelseledamot som är ansvarig för respektive område.
  4. PR-ansvarige skaffar material (beskrivande text, snygg bild, övrig information som ifall gruppen säljer skivor osv) från alla artister och alla som inleder spel- och danskväll.
  5. PR-ansvarige sammanställer allt material till det tryckta programmet och till hemsidan, samt skickar programmet till tryckning.
  6. Medlemsansvarige skickar adresser till tryckeriet så att de kan trycka etiketter.
  7. Ordförande skriver ett brev till medlemmarna och styrelsen kontrolläser brevet.
  8. Ordförande skriver ut sitt brev i ca 400-500 ex (till alla medlemmar som vi har adress till.)
  9. PR-ansvarige ser till att programmet hämtas från tryckning.
  10. PR-ansvarige ser till att programmet + ordförandes brev läggs i kuvert. Oftast träffas styrelsen med vänner och gör detta tillsammans.
  11. PR-ansvarige ser till att kuverten skickas till medlemmarna, samt att någon lägger program på bibliotek, anslagstavlor, kaféer osv. Skicka program till Västgötaspelmannen, som tar med programmet i sitt första nummer för terminen, samt till TILLT där vi är medlemsorganisation.
  12. Under terminen skaffar PR-ansvarige affischer från artisterna och tar med ca två veckor innan varje kväll. Varje kväll annonseras i kalendarierna i t.ex. GP, Göteborgs Fria tidning, Spionen, Folklorecentrum, Folkmusik och Dans, Hembygden, goteborg.com, Spelmannen, Folkes kalendarium i P2, Aroshambon, Sveriges spelmäns riksförbunds hemsida.